5 czerwca 2025 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Projekt ma na celu likwidację obowiązku przechowywania przez przedsiębiorców dokumentów zgłoszeniowych wysyłanych elektronicznie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Aktualne obowiązki płatnika składek
Na mocy obowiązującego art. 36 ust. 8 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych o treści: „W przypadku przekazywania zgłoszenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat”. Dokument ten ma pełnić funkcję dowodową, która potwierdza, że zgłaszana osoba przekazała prawdziwe dane.
W praktyce oznacza to, że mimo pełnej cyfryzacji procesu zgłoszeniowego, przedsiębiorcy zobowiązani są do równoległego prowadzenia archiwizacji w formie papierowej.
Cele i uzasadnienie nowelizacji
W ocenie wielu płatników składek obowiązek ten stanowi zbędne i nieuzasadnione obciążenie administracyjne. Wskazuje się, że dane zawarte w zgłoszeniach są przechowywane zarówno w systemie informatycznym ZUS, jak i w systemach kadrowo-płacowych płatników. Konieczność dodatkowego, fizycznego przechowywania dokumentów pisemnych jest zatem działaniem dublującym, które generuje jedynie dodatkowe koszty organizacyjne. Tożsame stanowisko wyraża sam ZUS, który wskazuje, że likwidacja tego obowiązku nie wpłynie negatywnie na realizację jego ustawowych zadań.
Proponowana zmiana jest realizacją postulatów deregulacyjnych Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które dążą do ograniczenia zbędnej biurokracji w działalności gospodarczej oraz uproszczenia procedur administracyjnych. Obecny stan prawny, mimo cyfryzacji wielu procesów, wymusza na przedsiębiorcach działania, które nie odpowiadają współczesnym standardom technologicznym i informatycznym. Przechowywanie zgłoszeń w formie papierowej, które jednocześnie funkcjonują w elektronicznych rejestrach ZUS oraz systemach płatników, nie zwiększa bezpieczeństwa danych, a jedynie generuje dodatkowe, nieuzasadnione obciążenia.
Wejście w życie, przepisy przejściowe i zgodność z prawem UE
Projekt przewiduje także przepis przejściowy, zgodnie z którym z dniem wejścia w życie nowelizacji wszyscy płatnicy zostaną zwolnieni z obowiązku przechowywania dokumentów zgłoszeniowych sporządzonych przed nowelizacją, o ile dotyczyły one zgłoszeń dokonanych drogą elektroniczną.
Zgodnie z projektem, nowe przepisy mają wejść w życie 14 dni po ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw. Projektowane zmiany nie są sprzeczne z prawem Unii Europejskiej i nie wymagają szczególnych uzgodnień technicznych.
