Istotne zmiany w prawie pracy wprowadzone w 2026 roku

27 stycznia 2026 r. weszły w życie  zmiany w prawie pracy, do których będą musieli zastosować się pracodawcy. Obejmują one następujące obszary: dopuszczenie elektronicznej formy wybranych dokumentów z zakresu prawa pracy, doprecyzowanie terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy a także zmianę reprezentacji pracowników przed Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych (dalej: „ZFŚS”).

1. Dopuszczenie elektronicznej formy niektórych dokumentów z zakresu prawa pracy.

Zmiany w Kodeksie pracy pozwalają na stosowanie elektronicznej formy komunikacji pomiędzy pracownikami a pracodawcą. Nowe przepisy przewidują zniesienie obowiązku zachowania formy pisemnej w odniesieniu do wybranych dokumentów z prawa praca, co dotyczy np.:

1. informacji o monitoringu w zakładzie pracy,
2. zawiadomienia kierowanego do organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę oraz umotywowanego zastrzeżenia zgłaszanego przez związek zawodowy,
3. zawiadomienia o przejściu zakładu pracy lub jego części,
4. wniosku pracownika o wprowadzeniu niektórych systemów czasu pracy.

Zachowanie formy pisemnej dotychczasowo oznaczało podpisanie dokumentu własnoręcznie lub za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po wejściu zmian od 27 stycznia 2026 r. powyższe dokumenty mogą być sporządzane w postaci elektronicznej lub papierowej, co pomoże usprawnić procesy kadrowe.

2. Regulacja terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Kolejną nowelizacją w prawie pracy jest doprecyzowanie terminu wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, który będzie musiał być wypłacany:

1. w terminie wypłaty ostatniego wynagrodzenia za pracę ustalonego zgodnie z art. 85 k.p. (art. 171 §4 k.p.) albo,
2. w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania stosunku pracy (jeśli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania umowy).

Do momentu wprowadzenia zmian, ustawa nie regulowała kwestii, w jakim konkretnie terminie ekwiwalent ma zostać wypłacony, co prowadziło do powstawania nieporozumień pomiędzy pracownikami a pracodawcami.

3. Zmiany w sposobie reprezentacji przez Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

Od 27 stycznia 2026 r. zmieniły się również zasady reprezentacji pracowników przed ZFŚS w zakładach pracy, w których nie działają organizacje związkowe. Jest to istotna zmiana dla pracodawców sektora prywatnego. Nowelizacja wprowadza wymóg, aby skład reprezentacji liczył co najmniej 2 osoby. Dotychczas funkcję tę pełnił jeden przedstawiciel, wybrany przez załogę dla reprezentowania jej interesów. Konsekwencją wprowadzenia zmian będzie konieczność opracowania sposobu wyłonienia reprezentacji oraz prawidłowe udokumentowanie tego procesu.